วีดีโอ 3.4 การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การประเมินและการจัดการความเสี่ยงและเวลาในธุรกิจ

หน่วยที่ 3 การบริหารจัดการด้านการเงิน ความเสี่ยง และกฎหมายธุรกิจ

3.4 การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การประเมินและการจัดการความเสี่ยงและเวลาในธุรกิจ

   เวลา คือทรัพยากรที่มีค่าไม่แพ้เงินทุน เพราะไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ทุกคนมีเวลาเท่ากันในหนึ่งวันคือ 24 ชั่วโมง ความสำเร็จจึงไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าใครมีเวลามากกว่ากัน แต่ขึ้นอยู่กับว่า ใครบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน  ผู้ประกอบการหลายคนเริ่มต้นธุรกิจด้วยความฝันและความตั้งใจ แต่กลับพบว่ามี งานมากมายที่ต้องทำ จนไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนก่อน ดังนั้นจึงต้องเรียนรู้การบริหารเวลา  ซึ่งการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ หมายถึง การใช้เวลาแต่ละวันเพื่อทำสิ่งที่สำคัญจริง ๆ ให้สำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ เริ่มต้นจากการ ตั้งเป้าหมาย (Goal Setting) ให้ชัดเจน เช่น ภายในวันนี้ ฉันจะผลิตสินค้าให้ครบ 50 ชิ้น และโพสต์ขายในเพจอย่างน้อย 2 โพสต์ 

การมีเป้าหมายช่วยให้เรามีทิศทาง ไม่หลุดโฟกัส และไม่เสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น การรู้จักวางแผนเวลาอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้น และไม่รู้สึกเหนื่อยหรือท้อแท้กลางทาง การบริหารเวลาที่ดีจึงเริ่มต้นจากการตั้งเป้าหมาย ทั้งเป้าหมายประจำวันหรือเป้าหมายรายสัปดาห์ เพื่อให้เรารู้ว่าแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ ควรใช้เวลากับเรื่องใดบ้าง ถัดมาคือการจัดลำดับความสำคัญ เราสามารถแยกงานออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่

1. งานด่วนและสำคัญ งานประเภทนี้ต้องทำทันที เช่น จัดส่งสินค้าตามคำสั่งซื้อ  

2. งานสำคัญแต่ไม่ด่วน ควรวางแผนทำ เช่น วางแผนผลิตสินค้าใหม่ 

3.งานด่วนแต่ไม่สำคัญ ถ้าเป็นแบบนี้เราสามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ เช่น ตอบแชทสอบถามทั่วไป  

4. งานไม่ด่วนและไม่สำคัญ เช่น การเลื่อนดูโซเชียลแบบไร้จุดหมาย เราต้องพิจารณาว่าควรทำหรือไม่ หรือถ้าจะทำ เราจะให้เวลาทำนานเท่าไหร่  

การแยกงานออกเป็น 4 ประเภทนี้จะช่วยให้เรามองเห็นว่า งานใดควรทำทันที งานใดควรวางแผนไว้ และงานใดสามารถตัดออกได้

อีกเทคนิคที่ง่ายและได้ผลคือ “Time Blocking” หรือการแบ่งช่วงเวลาทำงานให้ชัดเจน เช่น ช่วงเช้าใช้ผลิตสินค้า ช่วงบ่ายจัดส่งของ และช่วงเย็นติดต่อสื่อสารกับลูกค้า วิธีนี้ช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อน และทำให้มีเวลาโฟกัสกับงานที่สำคัญอย่างเต็มที่ เช่น วางแผนว่าเวลา  08.00–10.00 น. เตรียมวัตถุดิบและผลิตสินค้า เวลา 10.00–11.00 น. ถ่ายรูปสินค้าและเขียนโพสต์ขาย เวลา 13.00–14.00 น. จัดส่งสินค้า เวลา  15.00–16.00 น. สรุปยอดขายและวางแผนวันถัดไป วิธีนี้ช่วยลดการ “คิดไปทำไป” และทำให้มีเวลาว่างที่แท้จริง ไม่ใช่รู้สึกว่า “ยุ่งทั้งวันแต่ไม่ได้อะไรเลย”

นอกจากการบริหารเวลาแล้ว ผู้ประกอบการยังต้องรู้จัก “การจัดการความเสี่ยง” เพราะการทำธุรกิจย่อมมีความไม่แน่นอน  เช่น ราคาวัตถุดิบอาจผันผวน ลูกค้าอาจลดลง หรือมีคู่แข่งเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว วันนี้ขายดี พรุ่งนี้อาจเงียบเหงา สิ่งสำคัญคือการ “คาดการณ์สิ่งที่อาจเกิดขึ้น” การประเมินความเสี่ยงจะช่วยให้เราเตรียมแผนรับมือ และลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น ความเสี่ยง มีหลายประเภท เช่น ความเสี่ยงด้านการเงิน ตัวอย่างเช่น ขายของไม่พอจ่ายค่าใช้จ่าย ความเสี่ยงด้านวัตถุดิบ ตัวอย่างเช่น วัตถุดิบขาดตลาดหรือขึ้นราคา ความเสี่ยงด้านตลาด ตัวอย่างเช่น ลูกค้าเปลี่ยนพฤติกรรม ความเสี่ยงด้านกฎหมาย ตัวอย่างเช่น โฆษณาเกินจริง ทำผิดกฎการค้าโดยไม่รู้ตัว

เครื่องมือหนึ่งที่ใช้ในการประเมินความเสี่ยงได้ดีคือ SWOT Analysis ซึ่งเป็นการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคของธุรกิจ เช่น ถ้าเรารู้ว่าจุดอ่อนของเราคือไม่มีประสบการณ์ด้านการขาย เราอาจหาพาร์ตเนอร์ที่มีทักษะตรงนี้มาร่วมงานด้วย หรือเข้าร่วมอบรมเพื่อเพิ่มความสามารถของตนเอง  

ในด้านการเงิน ผู้ประกอบการควรรู้จัก “จุดคุ้มทุน” หรือ Break-even Point เพื่อวิเคราะห์ว่าต้องขายสินค้าเท่าไรจึงจะคืนทุน และ “ระยะเวลาคืนทุน” หรือ Payback Period เพื่อคำนวณว่าต้องใช้เวลากี่เดือนถึงจะได้กำไร ตัวอย่างเช่น ถ้าลงทุน 10,000 บาท และมีกำไรชิ้นละ 20 บาท จะต้องขายสินค้า 500 ชิ้น ถึงจะคืนทุน 

หรือหากมีกำไรเดือนละ 2,000 บาท จะใช้เวลา 5 เดือนในการคืนทุน การเข้าใจตัวเลขเหล่านี้ ไม่ได้มีไว้แค่สำหรับนักบัญชีหรือฝ่ายการเงิน แต่ผู้ประกอบการทุกคนควรรู้ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจว่าจะลงทุนเพิ่มดีไหม จะตั้งราคาสินค้ายังไงให้มีกำไร หรือจะใช้เวลาทำธุรกิจด้านไหนให้คุ้มค่าที่สุด

สรุปแล้ว การบริหารเวลาและการจัดการความเสี่ยงคือ “เครื่องมือ” สำคัญของผู้ประกอบการ                   หากสามารถวางแผนเวลาได้ดีและคาดการณ์ความเสี่ยงได้ล่วงหน้า ก็จะสามารถประคับประคองธุรกิจให้เติบโตอย่างมั่นคงได้ในระยะยาว